Politica de confidențialitate

Ultima actualizare: 7 octombrie 2026

Această politică explică ce date cu caracter personal colectează Total Business Consulting SRL prin brandurile InovaX și Atelierul de Software, de ce le folosim, cât timp le păstrăm și ce drepturi ai. Politica respectă Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”) și legislația română aplicabilă. Ea se aplică site-ului inovax.ro, aplicațiilor și serviciilor InovaX, comunicărilor prin e-mail și telefon și conversațiilor purtate cu noi prin WhatsApp.

1. Cine suntem

Operator de date: Total Business Consulting SRL
CUI: RO18868249 · Nr. Reg. Com.: J29/1575/2006
Sediu: Str. Vasile Lupu nr. 36, Ploiești, jud. Prahova, România
E-mail: office@tb-consulting.ro
Telefon: 0740 277 201 (luni–vineri, 9:00–17:00)

2. Ce date colectăm

2.1. Date pe care ni le furnizezi direct

nume, prenume, denumirea firmei și funcția;
adresă de e-mail și număr de telefon;
conținutul mesajelor, solicitărilor și documentelor pe care ni le trimiți.

2.2. Date prelucrate prin WhatsApp

Când ne scrii pe WhatsApp sau primești mesaje de la noi prin WhatsApp Business Platform, prelucrăm:

numărul tău de telefon și numele de profil WhatsApp;
conținutul mesajelor (text, imagini, documente, mesaje vocale) pe care ni le trimiți;
metadate tehnice: data și ora mesajelor și statusul lor (trimis, livrat, citit).

Nu folosim WhatsApp pentru a colecta date sensibile (de exemplu, despre sănătate). Te rugăm să nu ne trimiți astfel de informații pe acest canal.

2.3. Date prelucrate în numele clienților noștri

Când o firmă folosește InovaX ERP pentru a comunica cu propriii clienți (de exemplu, pentru confirmări de comandă pe WhatsApp), acea firmă este operatorul datelor, iar noi acționăm ca persoană împuternicită, pe baza contractului încheiat cu ea. Pentru aceste date, adresează-te în primul rând firmei respective.

2.4. Date colectate automat pe site

Serverele noastre înregistrează datele tehnice necesare funcționării și securității site-ului: adresa IP, tipul browserului, data și ora accesării. Site-ul nu folosește cookie-uri de marketing sau de analiză.

3. De ce folosim datele și pe ce temei legal

Scop	Temei legal (art. 6 GDPR)
Răspunsul la solicitări și oferte, înainte de încheierea unui contract	Demersuri precontractuale – art. 6 alin. (1) lit. b)
Furnizarea serviciilor contractate: implementare, suport, mentenanță și notificări despre comenzi, facturi sau livrări	Executarea contractului – art. 6 alin. (1) lit. b)
Facturare, contabilitate și arhivare	Obligație legală – art. 6 alin. (1) lit. c)
Securitatea sistemelor, prevenirea fraudelor și apărarea drepturilor noastre	Interes legitim – art. 6 alin. (1) lit. f)
Mesaje de informare comercială, inclusiv prin WhatsApp	Consimțământ – art. 6 alin. (1) lit. a), pe care îl poți retrage oricând

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra ta. Răspunsurile automate pe WhatsApp (de exemplu, confirmarea primirii unui mesaj) au doar rol informativ.

4. WhatsApp Business Platform

Pentru comunicarea prin WhatsApp folosim WhatsApp Business Platform (Cloud API), furnizată de WhatsApp Ireland Limited / Meta Platforms Ireland Limited. Meta acționează ca persoană împuternicită și transmite mesajele în numele nostru. Mesajele ajung apoi în sistemele noastre, pe servere administrate de noi, ca să le putem răspunde.

Detalii despre prelucrarea făcută de WhatsApp găsești în Politica WhatsApp Business și în Politica de confidențialitate WhatsApp (SEE).

Poți opri oricând mesajele de la noi: ne scrii „STOP” pe WhatsApp sau ne blochezi numărul din aplicație.

5. Cui transmitem datele

Nu vindem datele tale. Le transmitem doar către:

furnizori care ne ajută să funcționăm, ca persoane împuternicite, pe bază de contract: Meta/WhatsApp (mesagerie), furnizorii de găzduire a serverelor și de e-mail, contabilitatea;
autorități publice, atunci când legea ne obligă.

6. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori, inclusiv Meta, pot prelucra date în afara SEE, de exemplu în SUA. În aceste cazuri, transferul se face cu garanțiile prevăzute de GDPR: decizia de adecvare a Comisiei Europene privind EU-U.S. Data Privacy Framework și/sau clauzele contractuale standard aprobate de Comisie.

7. Cât timp păstrăm datele

Conversații WhatsApp și e-mailuri de suport: pe durata relației contractuale și până la 24 de luni de la ultima interacțiune. Apoi le ștergem sau le anonimizăm.
Solicitări de ofertă fără contract încheiat: până la 12 luni.
Documente contabile și contracte: pe durata prevăzută de legislația financiar-contabilă și fiscală.
Date de marketing: până la retragerea consimțământului.
Jurnale tehnice ale serverelor: cel mult 90 de zile.

8. Drepturile tale

Conform GDPR, ai următoarele drepturi:

dreptul de acces la date și de a primi o copie a lor;
dreptul la rectificarea datelor inexacte;
dreptul la ștergerea datelor;
dreptul la restricționarea prelucrării;
dreptul la portabilitatea datelor;
dreptul de opoziție la prelucrarea bazată pe interes legitim sau făcută în scop de marketing;
dreptul de a-ți retrage consimțământul oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării de până atunci;
dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro.

Pentru a-ți exercita drepturile, scrie-ne la office@tb-consulting.ro. Îți răspundem în cel mult 30 de zile.

9. Cum ceri ștergerea datelor

Poți cere oricând ștergerea datelor tale, inclusiv a conversațiilor WhatsApp, în unul dintre următoarele moduri:

trimite un e-mail la office@tb-consulting.ro cu subiectul „Cerere ștergere date” și cu numărul de telefon sau adresa de e-mail folosite în relația cu noi;
trimite-ne pe WhatsApp mesajul „ȘTERGE DATELE” de pe numărul pentru care ceri ștergerea;
sună-ne la 0740 277 201 (luni–vineri, 9:00–17:00).

Îți confirmăm primirea cererii și ștergem datele în cel mult 30 de zile. Excepție fac datele pe care legea ne obligă să le păstrăm, de exemplu documentele contabile. Te anunțăm în scris când ștergerea s-a încheiat.

10. Cum protejăm datele

Folosim măsuri tehnice și organizatorice adecvate:

comunicații criptate (HTTPS/TLS);
acces la date doar pentru personalul care are nevoie de ele;
chei de acces păstrate în siguranță;
servere protejate de firewall;
copii de siguranță.

11. Minori

Serviciile noastre se adresează firmelor și persoanelor adulte. Nu colectăm cu bună știință date despre persoane sub 16 ani.

12. Modificări ale politicii

Putem actualiza această politică atunci când se schimbă legislația sau serviciile noastre. Versiunea în vigoare este întotdeauna publicată pe această pagină, împreună cu data ultimei actualizări.